Datenschutz & DSGVO

Verantwortlicher

Sytue Projects, S.L. (spanische Steuernummer B88729900; Calle Atenas, 10, 28822 Coslada, Madrid, Spanien; eingetragen im Handelsregister Madrid, Abschnitt 8, Blatt M-887153) ist als Anbieterin der Suite Sytue One die Verantwortliche für die Verarbeitung der Daten der Konten und Organisationen des Dienstes. Kontakt in Datenschutzfragen: privacidad@sytue.eu.

Welche Daten wir verarbeiten

• Kontodaten: Name, E-Mail-Adresse und Organisation, verwaltet mit Sytue ID (SSO + MFA).
• Inhalte Ihrer Organisation: E-Mails, Dateien, Dokumente, Kalender und Nachrichten, die Ihre Organisation in der Suite hostet. Diese Inhalte gehören Ihrer Organisation.
• Technische Betriebsdaten: Zugriffsprotokolle und Verbindungsdaten, die für Sicherheit, Missbrauchsprävention und den Betrieb des Dienstes erforderlich sind.

Wir verkaufen keine Daten und nutzen sie nicht für Werbung. Alle Daten werden ausschließlich in der Europäischen Union gehostet (Scaleway, Regionen fr-par und nl-ams, sowie eine On-Premise-Zone in Madrid), verschlüsselt bei der Übertragung (TLS 1.3) und im Ruhezustand, ohne Übermittlung außerhalb der EU.

Rechtsgrundlage

Die Verarbeitungen stützen sich auf die Rechtsgrundlagen des Artikels 6 DSGVO: die Erfüllung des Dienstvertrags mit Ihrer Organisation, das berechtigte Interesse an Sicherheit und Missbrauchsprävention, die Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen und — soweit ausdrücklich eingeholt — Ihre Einwilligung. Die Aufschlüsselung je Rechtsgrundlage und je Verarbeitung wird Teil der endgültigen Fassung.

Speicherdauer

Wir speichern Kontodaten und Inhalte, solange Ihre Organisation den Dienst aktiv hält. Wird ein Konto oder eine Organisation gekündigt, werden die Daten innerhalb einer angemessenen Frist gelöscht oder anonymisiert — mit Ausnahme dessen, was wir aufgrund gesetzlicher Pflichten aufbewahren müssen (etwa zur Rechnungsstellung). Technische Betriebsprotokolle werden regelmäßig bereinigt. Die konkreten Fristen je Kategorie enthält die endgültige Fassung.

Auftragsverarbeiter und Unterauftragsverarbeiter

Unser Infrastrukturanbieter ist Scaleway (Regionen fr-par und nl-ams), der als Auftragsverarbeiter handelt und ausschließlich in der Europäischen Union tätig ist; zusätzlich betreiben wir eine On-Premise-Zone in Madrid (Spanien) in eigenen Räumen. Für die Abrechnung der Abonnements nutzen wir Mollie B.V. (Niederlande), die ausschließlich die für die Zahlung erforderlichen Daten verarbeitet. Für die SMS mit dem Code, der bei der Kontoerstellung die Handynummer bestätigt, nutzen wir Sweego (Mindbaz SAS, Frankreich), das ausschließlich diese Nummer und den Code erhält. Wir setzen keine Unterauftragsverarbeiter außerhalb des EWR ein. Die Liste der Auftragsverarbeiter wird veröffentlicht und aktuell gehalten, mit vorheriger Information über jede Aufnahme.

Sicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen nach der DSGVO um: Verschlüsselung bei der Übertragung (TLS 1.3) und im Ruhezustand, Trennung zwischen Organisationen (mandantenfähig mit Sicherheit auf Zeilenebene), starke Authentifizierung (MFA/WebAuthn), Zugriffsprotokollierung und das Prinzip der geringsten Rechte. Kein System ist unfehlbar: Sollte eine Verletzung Sie betreffen, informieren wir Sie innerhalb der von der Verordnung vorgesehenen Fristen.

Cookies

Wir verwenden ausschließlich technisch notwendige Cookies für Single Sign-on und Sitzungssicherheit. Wir setzen keine Werbe- oder Tracking-Cookies Dritter ein — deshalb gibt es bei uns auch kein Einwilligungsbanner für Tracking.

Internationale Übermittlungen

Verarbeitung und Hosting finden vollständig in Regionen der Europäischen Union statt. Es gibt eine Ausnahme, und wir schreiben sie lieber auf: Benachrichtigungen, die Sie bei geschlossener App oder geschlossenem Browser erreichen. Der Push-Dienst Ihres Geräts (Google, Mozilla oder Apple, je nach Browser oder Telefon) sieht eine anonyme Kennung des Geräts und den Zeitpunkt jeder Benachrichtigung – nie den Inhalt, der Ende-zu-Ende verschlüsselt übertragen wird und unter iOS ganz leer bleibt. Sie können Benachrichtigungen abschalten, dann verlässt auch das nichts mehr.

Ihre Rechte

Die DSGVO gibt Ihnen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Widerspruch, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit. Sie können diese Rechte ausüben, indem Sie schreiben an privacidad@sytue.eu; wir antworten innerhalb der von der Verordnung vorgesehenen Fristen. Sie haben zudem das Recht auf Beschwerde bei Ihrer Aufsichtsbehörde.

Datenschutzbeauftragter

Für Fragen zum Datenschutz oder für den Kontakt zu unserem Datenschutzbeauftragten: privacidad@sytue.eu.

Minderjährige

Sytue One ist ein Dienst für Organisationen und die Menschen, die dort arbeiten; er richtet sich nicht an Minderjährige, und wir erheben wissentlich keine Daten von Minderjährigen.

Änderungen dieser Erklärung

Wenn wir diese Erklärung aktualisieren, ändern wir das Datum der „letzten Aktualisierung“ und informieren Sie bei wesentlichen Änderungen über die Kanäle des Dienstes, bevor sie wirksam werden.